Como incluir e gerenciar Pedidos Manuais na sua loja

O recurso de Pedido Manual da Tray foi totalmente reformulado para oferecer uma experiência muito mais ágil, intuitiva e centralizada para o gerenciamento de vendas que acontecem fora do fluxo tradicional do seu carrinho de compras. Com uma interface moderna, o sistema permite que o lojista ou sua equipe de operadores registrem vendas de forma direta, controlando estoque, aplicando descontos e integrando tudo perfeitamente com a gestão da sua loja virtual.

A grande novidade desta versão é a separação inteligente de perfis e a automação do fluxo de pagamento. Agora, o lojista cria o pedido no painel e o sistema gera automaticamente um link seguro com validade configurável para o cliente final concluir o pagamento. É a união perfeita entre o atendimento personalizado e a segurança do e-commerce.

A inclusão de um pedido manual não substitui, necessariamente, a ficha do pedido da loja.

Quer entender como essa ferramenta pode transformar o dia a dia do seu negócio e como configurar cada detalhe no seu painel? Continue lendo este artigo e confira o passo a passo completo!

Para quem serve o Pedido Manual e qual o seu objetivo?

Este recurso é indispensável para lojistas que operam em cenários omnichannel ou que praticam o chamado Inside Sales (vendas internas). O objetivo principal é dar flexibilidade comercial e agilizar o fechamento de vendas que não começaram diretamente no site. Ele serve perfeitamente para:

Vendas via telefone ou WhatsApp: O operador atende o cliente, monta o carrinho junto com ele em tempo real e agiliza o fechamento da venda.
Recuperação de vendas: Ideal para oferecer assistência direta àqueles clientes que encontram algum tipo de dificuldade na etapa de checkout.
Flexibilidade comercial: Criação de pedidos sob demanda, permitindo faturamentos diferenciados sem travar o fluxo padrão da loja virtual.

Se você quer profissionalizar ainda mais o seu atendimento focado em conversão, aproveite para ler nosso guia completo sobre Tudo sobre o WhatsApp Marketing na Tray e potencialize suas vendas diretas!

Principais benefícios para o seu E-commerce

A utilização do novo Pedido Manual impacta diretamente a saúde financeira e a organização da sua empresa:

Aumento do ticket médio: O operador funciona como um consultor, sugerindo produtos complementares no momento em que monta o carrinho assistido do cliente.
Gerenciamento de rascunhos: Teve que pausar o atendimento? O sistema permite salvar o pedido como rascunho por até 7 dias (ou conforme configurado), permitindo que você retome a venda exatamente de onde parou.
Gestão de comissionamento automatizada: Integração total com o perfil de usuários da Tray. Se o seu operador realizar a venda, o sistema calcula a comissão dinamicamente com base nas regras de categoria configuradas em seu perfil (sendo uma regra do usuário e não da categoria).
Controle de descontos e alertas de estoque: Definição de limites globais ou individuais de desconto por operador, evitando prejuízos na margem de lucro, além de avisos visualmente claros se o produto inserido estiver sem estoque.

Passo a passo para configuração e inclusão

A nova ferramenta divide os acessos entre o Administrador (usuário principal, que define regras e visualiza o todo) e os Operadores (que visualizam e gerenciam apenas as suas próprias vendas).

1. Definindo as regras de negócio (acesso do administrador)

Antes de incluir os pedidos, o administrador precisa parametrizar os limites de desconto e comissões.

Acesse o menu lateral esquerdo em Vendas > Lista de pedidos e clique em + Adicionar pedido.
Clique em Mais Opções > Configurações.
Na aba Limites de Desconto, ative o Limite Global (ex: 10% máximo por pedido). Se desejar, crie exceções para operadores específicos na aba lateral (ex: dar 15% de teto para um vendedor sênior).
Na aba Geral, defina o tempo de expiração dos rascunhos (o padrão de fábrica é de 7 dias).
Além disso, na aba de Usuários, você pode conferir todos os usuários com acesso à esta configuração em sua loja virtual.

2. Incluindo um novo pedido manual na prática

Ao incluir um pedido manual, você poderá definir e visualizar as seguintes informações:
- Cliente
- Itens do pedido
- Forma de pagamento
- Forma de envio
- Observação interna
- Resumo do pedido
- Validade do link de pagamento

Qualquer operador com a permissão ativa pode realizar este fluxo simplificado:

No painel, vá em Vendas > Lista de Pedidos e clique no botão + Adicionar Pedido (ou acesse diretamente a tela de Pedido Manual e clique em + Novo Pedido).
A tela de configuração geral do novo pedido será aberta e você poderá editar o mesmo da maneira que achar melhor.
Seleção do Cliente: Clique em Buscar Cliente para localizar um cadastro existente ou clique em Cadastrar para preencher rapidamente os dados (Pessoa Física ou Jurídica) sem sair da tela.

Uma aba lateral será aberta e você poderá selecionar o cliente que receberá o link do pedido futuramente.

Após definir o cliente e clicar em Selecionar, ele será destacado na tela anterior.
Carrinho Assistido: Clique em + Adicionar Produto.

Caso você queira alterar um produto após a criação do pedido, o pedido será cancelado e um novo será criado. Após isso, você poderá realizar as alterações desejadas e compartilhar o pedido novamente.

Busque pelo nome, código (ID do produto) ou SKU. O sistema abrirá modais específicas para preenchimento caso o item possua variações ou exija informações adicionais.

Por fim, os produtos selecionados serão apresentados em lista na tela anterior.
Aplicação de Descontos: Você pode clicar no ícone de porcentagem ao lado do produto para aplicar um desconto unitário, ou aplicar um desconto no valor total do resumo do pedido. (Lembrando que o sistema bloqueará a operação caso o valor supere o teto permitido para o seu usuário).

Ao clicar em Aplicar desconto no total, você poderá definir um desconto Percentual ou Valor fixo. Defina o desconto desejado e clique em Aplicar desconto.

Ao optar por definir descontos de forma unitária por produto selecionado, as instruções são as mesmas.

Na seção de Resumo, é possível visualizar o desconto geral aplicado no pedido.
Formas de Envio e Pagamento: Na Forma de Envio, selecione as modalidades ativas da sua loja (que calculam prazo e preço baseados no peso/cubagem dos produtos) ou clique em Outros para cadastrar um frete manual/personalizado (como uma entrega via Motoboy própria).

Ao clicar em + Outros, é possível definir um frete personalizado. Aqui, preencha o Nome da modalidade, Prazo estimado, se haverá cobrança do cliente e o Valor a cobrar (R$).

Este frete não ficará salvo, portanto, é necessário acessar Configurações Frete e envio e adicionar uma forma de envio (de acordo com o seu plano).

Por fim, clique em Aplicar frete.
Na Forma de Pagamento, a opção padrão é a de Pagar na loja virtual, onde o cliente escolhe a forma de pagamento diretamente no checkout da loja virtual. Porém, também é possível selecionar outras formas de pagamento.

Clicando em + Outros, você poderá definir outra forma de pagamento. Uma aba lateral será aberta, chamada Registrar pagamento manual, e você poderá definir a Forma de pagamento, a Data do pagamento, o Valor recebido (R$) e uma Observação/Comprovante.

Ao optar por esta configuração, o pedido será adicionado como pago com o status A enviar.
Validade: Defina a data limite para que o link de pagamento expire.

É possível deixar esta opção em branco, com o pagamento expirando apenas junto ao cancelamento do pedido (de acordo com a configuração de cancelar pedido automático).
Insira uma observação interna se necessário e clique em Salvar pedido.
Após salvar o pedido, será possível gerar o link para que ele seja compartilhado com os seus clientes. Para isso, clique em Gerar link de pagamento.

Uma aba lateral será aberta e você poderá copiar o link do pedido, conferir o Valor, Validade, Pedido e Status, além de poder enviar no WhatsApp e no E-mail do cliente.
Ainda na tela do pedido, você pode clicar em Mais opções para poder Duplicar, Copiar o Link de pagamento ou Conferir o Log de auditoria.

Ao optar por duplicar um pedido, ele será registrado na Lista de pedidos manuais com o status "Aguardando pagamento".

O pedido e a comissão só serão considerados quando o mesmo for pago. Além disso, Cada usuário visualiza apenas os seus pedidos. Pedidos de outros operadores não são apresentados de forma compartilhada.
A tela de pedido manual para usuários que não são administradores ficará com uma visualização diferente, mas ainda extremamente rica em detalhes.

O usuário poderá conferir os números de Pedidos, Receita, pedidos Aguardando pagamento e Ticket médio.

Além disso, é possível visualizar os números de Vendas nos últimos 7 dias e a listagem de pedidos já configurados, assim como os rascunhos.