O módulo de Importação de XML e o Facilita NF-e são recursos do sistema de gestão do Tray PDV que automatizam a entrada de mercadorias no estoque a partir das notas fiscais.
Em vez de lançar produtos manualmente a cada recebimento, você importa o arquivo XML da nota fiscal e o sistema cuida de cadastrar ou reconhecer os produtos, dar entrada no estoque e gerar o lançamento de contas a pagar.
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Importação manual de XML
- No menu lateral, acesse Estoque > NF-e de entreada
- Clique em Importar XML
- Selecione o arquivo .xml recebido
- Clique em Importar
O sistema abrirá o fluxo de importação dividido em três etapas: Fornecedor, Produtos e Financeiro.
Etapa 1 — Fornecedor
O sistema exibe as informações do fornecedor que consta na nota fiscal. Se esse fornecedor já estiver cadastrado no sistema com o CNPJ correspondente, os dados serão preenchidos automaticamente. Confira e avance.
Etapa 2 — Produtos
Nessa etapa, o sistema apresenta todos os produtos que constam na nota fiscal. Para cada item, há três situações possíveis:
Situação A — Produto já cadastrado com código de fornecedor vinculado
O sistema reconhece o produto automaticamente pelo código do fornecedor e preenche o vínculo sem intervenção manual. Você só precisa conferir os dados e avançar.
Situação B — Produto ainda não cadastrado no sistema
Marque a opção Criar novo produto. O sistema cadastrará o item com base nas informações do XML. Após a importação, complemente o cadastro com categoria, preço de venda e demais informações.
Ao criar um novo produto, o SKU gerado não pode ser igual a um SKU já existente no sistema. Se o sistema apontar conflito, ajuste o SKU do novo produto antes de avançar.
Situação C — Produto já cadastrado, mas sem código de fornecedor
Clique em Vincular produto ao existente, localize o produto na listagem e confirme o vínculo com o código do fornecedor que consta na nota. Nas próximas importações, o produto será reconhecido automaticamente.
Informações tributárias na importação
Durante a importação, o sistema exibe campos de tributação relacionados ao produto. É importante entender o que eles representam:
Essas informações são de tributação de saída — ou seja, dizem respeito ao cadastro fiscal do produto para quando ele for vendido, não à nota de entrada. O NCM e a origem já vêm preenchidos automaticamente pelo XML. Os demais campos (ICMS, PIS/COFINS, CFOP) podem ser complementados aqui ou diretamente no cadastro do produto após a importação.
Após finalizar a importação, verifique a parametrização fiscal dos produtos no menu Fiscal > Parâmetros Fiscais para garantir que tudo está correto antes de começar a vender.
Para redes com múltiplas lojas, é possível compartilhar o cadastro do produto com todas as unidades do grupo já nessa etapa
Facilita NF-e
O Facilita NF-e é um módulo que centraliza a gestão de todas as notas fiscais da sua loja tanto as recebidas dos fornecedores quanto as emitidas nas suas vendas.
Acesse pelo menu lateral em Estoque > Facilita NF-e.
Notas recebidas
O Facilita NF-e consulta periodicamente a SEFAZ e traz para o sistema todas as NF-e emitidas contra o CNPJ da sua empresa. Na aba Recebido, você visualiza todas as notas capturadas automaticamente e pode:
- Importar o XML diretamente para dar entrada no estoque, seguindo o mesmo fluxo descrito na seção anterior
- Fazer o download do arquivo XML ou PDF da nota para seus registros
Notas emitidas — gestão e envio para contabilidade
Na aba Emitido, você acompanha todas as notas emitidas pela sua loja, com acesso ao download do XML e PDF de cada documento.
Agendamento de envio para a contabilidade:
Configure o envio automático do pacote mensal de XMLs diretamente para o e-mail do seu contador:
- Clique em Agendar Envio
- Informe o e-mail de destino
- Selecione o dia do mês em que o envio deve ocorrer automaticamente
- Salve
A partir dessa configuração, todo mês o sistema enviará automaticamente os XMLs das notas emitidas no período, sem que você precise fazer isso manualmente.
Se precisar enviar imediatamente, use o botão Enviar Agora.
Na aba Histórico de Envios você acompanha todos os envios já realizados.
Manifesto de nota fiscal
O manifesto é um registro feito junto à SEFAZ para informar a sua posição em relação a uma nota emitida contra o CNPJ da sua empresa. Ele está disponível apenas para notas capturadas automaticamente pelo Facilita NF-e.
Para manifestar uma nota, clique nos três pontinhos ao lado da nota desejada na aba Notas Recebidas e selecione Manifestar NF-e.
Escolha o tipo de manifesto conforme a situação:
Nem todos os lojistas são obrigados a realizar o manifesto. Consulte sua contabilidade para verificar se essa obrigação se aplica à sua operação. De forma geral, o manifesto é exigido para empresas que comercializam mercadorias sujeitas ao ICMS e realizam operações interestaduais.
Boas Vendas!
Equipe Tray.